Necessita de lavrar a ata de uma reunião na língua inglesa no seguimento de uma reunião com a presença de participantes falantes de inglês?
Tratando-se de um documento fundamental de muitas empresas, a ata de uma reunião rege-se por elementos formais e, por isso, é necessário saber como deve ser lavrada de forma eficaz, fluida e estruturada.
O que é a ata de uma reunião?
A ata de uma reunião é um documento que sintetiza os trabalhos desenvolvidos pelos vários participantes e as principais resoluções adotadas na reunião em questão.
Qual é a finalidade da ata de uma reunião?
A principal finalidade deste documento é manter um registo transparente e escrito do que foi dito e proporcionar a todos os participantes uma síntese clara e estruturada dos debates e resoluções adotadas. Desta forma, todos os envolvidos conhecem a ordem de trabalhos, a sua função, tarefas e objetivos, incluindo os elementos que não estiveram presentes à reunião em questão.
Além disso, trata-se de uma forma de evitar eventuais confusões e ambiguidades que poderiam dar origem a litígios ou conflitos. A ata poderá ser exigida por determinadas autoridades para efeitos legais.
De forma sistemática, a ata é lavrada no âmbito de certos tipos de reuniões, como do conselho de administração, conselho de empresa ou assembleia geral com os decisores de uma empresa. Contudo, a ata pode igualmente ter uma grande utilidade na formalização de um plano de ação durante a reunião de uma equipa operacional (p. ex., no âmbito do arranque de um novo projeto, substituição da equipa de gestão ou de uma análise, etc.).
Quem lavra a ata de uma reunião?
Com frequência, um dos participantes da reunião lavra a ata. Pode também ser lavrada por um secretário ou prestador de serviços externo. A pessoa em questão é nomeada antes do início da sessão e é responsável por tirar notas durante os debates.
Elementos a incorporar na ata de uma reunião na língua inglesa
Qualquer ata de uma reunião na língua inglesa deverá incluir os seguintes principais elementos:
- os nomes (e, eventualmente, o cargos) de quem participa na reunião (meeting attendees) e de qualquer pessoa que esteja ausente e careça de representação
- o nome da pessoa que lavra a ata
- os destinatários
- o local e a data da reunião
- a ordem de trabalhos (meeting agenda)
- uma síntese dos debates
- todas as resoluções e medidas adotadas / a adotar (com, relativamente a cada medida, a data de conclusão e o objetivo perseguido)
- o plano de ação
Depois de lavrada a ata, esta deve ser revista e validada por todos os participantes. Se a ata tiver sido lavrada em inglês por um nativo falante de inglês, poderá ser aconselhável que a referida ata seja revista por um nativo falante de inglês profissional.
Como lavrar uma ata na língua inglesa?
A ata visa apresentar uma síntese dos debates e das resoluções adotadas.
Se for lavrada na língua inglesa, é importante conhecer as normas específicas do país de destino e da empresa em questão. É importante saber que certas empresas têm requisitos em termos de cumprimento quando se lavra qualquer ata. Por isso, é importante ter em conta eventuais requisitos de caráter formal.
Elaborar notas muito antes da reunião
Durante a reunião, a pessoa responsável por lavrar a ata terá de tirar notas com muita atenção durante os debates. É importante prever esta etapa, preparar bem a reunião e organiza-se com antecedência para garantir que as notas sejam tiradas de forma eficaz. Para o efeito, deve em primeiro lugar conhecer a finalidade da reunião, a sua duração, o número de participantes, a organização planeada, etc.
Além disso, dispense algum tempo para fazer uma lista dos diversos elementos que devem fazer parte da ata. Deste modo, conseguirá definir o enquadramento geral e não se esquecer de nada.
Para conseguir lavrar a ata a seguir a uma reunião levada a cabo em inglês, deve ter um excelente domínio da língua para poder pedir que um participante repita o que disse ou algo que foi interrompido, etc. Além disso, poderia gravar o debate para ajudá-lo(a).
Algumas práticas de que deve ter conhecimento quando lavra uma ata na língua inglesa
Apresenta-se a seguir algumas boas práticas que deve ter em conta para ajudá-lo(a) a lavrar atas de alta qualidade, claras e legíveis na língua inglesa, com base nas notas tiradas durante os debates:
- elimine comentários informais, hesitações, termos coloquiais, etc. Para o efeito, deve dominar o inglês comercial.
- Estruture a sua ata: com um título, títulos dos principais tópicos da ordem de trabalhos e subtítulos (pontos debatidos, resoluções, medidas, etc.)
- Elimine redundâncias, desvios, divagações, temas não terminados, etc.
- Cuide da redação: o estilo, sintaxe, gramática e ortografia na língua inglesa têm de ser impecáveis
- A seguir à reunião, não demore muito tempo a lavrar a ata (faça-o enquanto os debates estiverem ainda frescos na sua mente)
- Seja neutro(a) e factual (não inclua comentários nem observações pessoais)
A quem posso pedir que lavre a ata na língua inglesa?
De referir que lavrar uma ata na língua inglesa não é nada fácil, mesmo para quem domine muito bem essa língua.
Na realidade, a ata de uma reunião na língua inglesa é técnica e muito precisa. Quem a lavra tem de recorrer a terminologia especializada e fazê-lo de uma maneira formal e consistente.
A melhor maneira de garantir que a ata seja de elevada qualidade é recorrer a um falante nativo.
Se os trabalhos da reunião tiverem sido gravados, pode optar por um prestador de serviços de transcrição. Por exemplo, na Alphatrad prestamos serviços de transcrição em inglês e em muitas outras línguas.
Além disso, prestamos serviços de revisão de conteúdos plurilingues, para que possa beneficiar da revisão e correção das suas atas de reunião em língua inglesa.
Por fim, se pretender traduzir atas de e para inglês, podemos facultar um tradutor profissional especializado no seu setor de atividade.
→ Atenção: é importante recorrer a um profissional do país de língua inglesa com envolvimento na tradução. Isto explica-se pelo facto de haver certas diferenças entre o inglês britânico e o americano.
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As nossas respostas às suas perguntas sobre como lavrar atas de reuniões na língua inglesa
Lavrar uma ata na língua inglesa exige competências linguísticas de excelência. Em primeiro lugar, deve tirar notas com cuidado na reunião antes de lavrar a ata num inglês profissional. Em alternativa, pode gravar a reunião e solicitar que a ata seja transcrita para a língua inglesa por uma empresa de serviços plurilingues. No mínimo dos mínimos, aconselha-se a que um falante nativo proceda à revisão da ata. Se pretender traduzir a ata, terá de recorrer a um tradutor profissional especializado na sua área.
A ata de uma reunião é um documento escrito estruturado que tem de incorporar informações específicas (data, objeto da reunião, nomes dos participantes, etc.). Embora a ata possa assumir várias formas (ata sintética, ata abrangente, ata de intervenções, etc.), deve ser sempre lavrada com um estilo formal e neutro. Na realidade, a ata deve cingir-se aos factos (à semelhança de alguns textos jornalísticos, por exemplo).